System rejestracji pacjentów
Prowadzenie gabinetu dietetycznego to istne wyzwanie, które wymaga doskonałej organizacji pracy. Będąc przedsiębiorcą, trzeba wywiązywać się ze wszystkich zobowiązań wobec urzędów, dotrzymywać terminów płatności składek na ZUS i podatków. Do tego dochodzą zobowiązania wobec innych dostawców – należy opłacić w terminie czynsz, telefon, internet. A do tego trzeba panować nad systemem rejestracji pacjentów. Jak odnaleźć się w tym wszystkim? Bez kalendarza ani rusz. Na szczęście do dyspozycji jest wiele narzędzi, które mogą wspomóc dietetyka przy pracy. Dzisiaj omówimy te, które mogą ułatwić rejestrację pacjentów.
Tradycyjnie, czyli sprawdzone metody
Stajemy się społeczeństwem coraz bardziej skomputeryzowanym. Także pacjenci gabinetów dietetycznych coraz częściej korzystają z komunikacji on-line – czy to za pośrednictwem e-maili, portali społecznościowych czy też komunikatorów. Wszystkie te narzędzia są doskonałe do przekazywania informacji, jednak nie organizują nam systemu rezerwacji. Do dyspozycji pozostaje także tradycyjny telefon – pozwala on na ustalenie terminu wizyty, jednak również jest jedynie narzędziem do komunikacji. Zarówno wizyty umówione przez telefon, jak i on-line trzeba gdzieś zapisać i uporządkować. Tradycjonaliści świetnie poradzą sobie z tym, używając klasycznego kalendarza książkowego. Ci nowocześniejsi mogą zainstalować sobie specjalne oprogramowanie komputerowe umożliwiające zarządzanie wizytami. Wadą obu tych rozwiązań jest to, że w każdej chwili musimy mieć przy sobie kalendarz lub laptop. Nieco wygodniejszym rozwiązaniem jest wykorzystanie do tego celu kalendarza Google, z którego możemy korzystać on-line w każdym miejscu. Wszystkie te rozwiązania są proste i sprawdzone, jednak nie odpowiadają w pełni na dzisiejsze potrzeby pacjentów.
A może nowocześnie?
Dużo wygodniejszym rozwiązaniem, zarówno dla dietetyków, jak i dla pacjentów, jest korzystanie z interaktywnego systemu rejestracji on-line. Systemy takie umożliwiają pacjentowi zapoznanie się z wizytówką dietetyka oraz rejestrację wizyty w dogodnym dla niego czasie. Pacjent widzi na stronie, które terminy są wolne, wybiera sobie ten, który mu pasuje, a dodatkowo dostaje powiadomienie o wizycie na adres e-mail. System działa w obie strony – dietetyk także otrzymuje informację o rejestracji w danym dniu i o danej godzinie, a do tego ma przynajmniej adres poczty e-mail pacjenta. Jeśli dodatkowo pacjent wypełni dodatkowe rubryki formularza, można pozyskać takie dane, jak numer telefonu czy informacje o jego stanie zdrowia. Taki system rejestracji udostępniają serwisy skupiające profile samych dietetyków lub specjalistów wszystkich profesji medycznych. Portale te udostępniają zwykle dietetykom kilka opcji – założenie bezpłatnego profilu o ograniczonej funkcjonalności lub opcję rozszerzoną, płatną w postaci miesięcznego abonamentu.
Jeszcze doskonalszym rozwiązaniem jest wykorzystanie tzw. recepcji zewnętrznej. Jest to usługa płatna, jednak oferuje szeroki pakiet usług – od umawiania na wizyty, poprzez udzielanie informacji o gabinecie, aż do powiadomień pacjentów o wizycie w postaci SMS. Wszystkie czynności związane z zarządzaniem rejestracją wykonuje za dietetyka zewnętrzna firma.
Dla każdego coś odpowiedniego
Dobór systemu zarządzania rejestracją zależy przede wszystkim od tego, kto jest pacjentem gabinetu. Wiadomo, że osoby starsze będą mniej zainteresowane wykorzystaniem rejestracji on-line, natomiast osoby młodsze być może niekoniecznie będą chciały umawiać wizyty, dzwoniąc. Dlatego ważne jest, aby umożliwić dotarcie do gabinetu pacjentom na różne sposoby, wykorzystując do tego wszystkie dostępne narzędzia, i te tradycyjne, i te nowoczesne.