Powitanie powinno brzmieć wg następujących zasad: w pierwszej kolejności zawsze podaje się nazwę placówki, następnie imię i nazwisko, na końcu powitanie czyli: „Poradnia dietetyczna, Anna Kowalska, dzień dobry”. Niewłaściwe są zwroty typu „Słucham, hallo”. Nie zaleca się przedstawiać w celach służbowych tylko i wyłącznie z imienia i nazwiska.
Telefonu nie należy odbierać w otoczeniu zakłócającym rozmowę, jak również w trakcie prowadzenia wizyty. W trakcie wizyt dzwonek powinien być wyciszony. Nie należy odbierać telefonu i komunikować: „Przepraszam, nie mogę teraz rozmawiać, proszę zadzwonić później” lub odrzucać połączeń. Zawsze należy oddzwonić przy nadarzającej się sposobności w jak najkrótszym czasie: „Dzień dobry, Poradnia dietetyczna Anna Kowalska. Telefonowano do mnie z tego numeru telefonu. Oddzwaniam”. W przypadku oddzwaniania nie należy się tłumaczyć z wcześniejszego nieodebrania telefonu. Jeżeli w telefonie mamy włączoną pocztę głosową, to należy ją odsłuchiwać i oddzwaniać.
Kończąc rozmowę telefoniczną warto na koniec zapytać: „Czy udało mi się odpowiedzieć na Pani wszystkie wątpliwości? Dziękuję za rozmowę, życzę miłego dnia. Pozdrawiam” . Kończąc rozmowę inicjowaną z naszej strony, należy zawsze poczekać aż rozmówca pierwszy odłoży słuchawkę
Jeżeli w trakcie planowanych lub nieplanowanych przerw w poradnictwie (np. wyjazdy urlopowe, wypadki losowe) nie zamierzamy lub nie możemy odbierać telefonów, powinna być pozostawiona wiadomość. Przykładowa treść: „Poradnia Dietetyczna, Anna Kowalska, dzień dobry. Przepraszam, ale aktualnie poradnia dietetyczna jest nieczynna. Bardzo proszę o ewentualny kontakt telefoniczny lub mailowy po ... ”.