Każdy dietetyk powinien w kontaktach z klientami posługiwać się wyłącznie mailem służbowym. Posługiwanie się mailem prywatnym wypacza profesjonalizm usługi. Każdy mail powinien zawierać na dole wypowiedzi specjalną firmową sygnaturę.
W przypadku, gdy nie mamy możliwości odpowiedzi na maila (wyjazd, brak dostępu do komputera, itp.) – istnieje konieczność ustawienia wysłania automatycznej odpowiedzi o treści: (treść należy zmodyfikować w zależności od sytuacji): „Uprzejmie informuję, że z powodu wyjazdu służbowego nie mam możliwości udzielenia odpowiedzi na poniższy mail. Bardzo proszę o ewentualny kontakt telefoniczny, względnie skontaktuje się osobiście po … .” Jeżeli składana jest obietnica kontaktu, należy zawsze dotrzymywać słowa!
Jeżeli na przesłane zapytanie drogą e-mail chcemy od razu skontaktować się z pacjentem telefonicznie, to oczywiście istnieje taka możliwość. Bez względu na to, należy jednak zawsze odpowiedziećna maila. Jeżeli informujemy pacjenta, że skontaktujemy się z nim telefonicznie w tym samym dniu, to obietnicy tej należy zawsze dotrzymać!